Menu Leverancier industriële, medische en voedingsgassen | droogijs

E-invoicing FAQ

1. Wat houdt e-invoicing in?

  • Wat is de e-invoicing-oplossing van IJsfabriek Strombeek?
  • Heeft e-invoicing invloed op de voorwaarden van mijn contract?
  • Hoe kan ik overschakelen op e-invoicing?

2. Registratie

  • Hoe krijg ik een login of gebruikersnaam?
  • Ik heb nog geen e-mail of brief ontvangen over e-invoicing. Kan ik toch al overschakelen?
  • Als ik opteer voor e-invoicing, geldt dit dan voor al mijn contracten?
  • Wanneer ontvang ik mijn eerste elektronische factuur?
  • Ben ik verplicht om over te schakelen op e-invoicing?
  • Wat moet ik doen als ik geen e-invoicing wil?

3. Voorkeuren en gegevens (wijzigen)

  • Hoe kan ik het e-mailadres wijzigen waarop ik mijn facturen wens te ontvangen?
  • Kan ik een specifiek e-mailadres doorgeven voor e-invoicing?
  • Hoe kan ik terug overschakelen op facturen op papier?

4. In geval van problemen

  • Waar kan ik terecht als ik problemen heb bij de registratie?
  • Wat moet ik doen als ik geen elektronische facturen ontvang?

5. Functionaliteiten

  • Kan ik ook de betaling van mijn factuur elektronisch doen?
  • Kan ik de historiek van mijn elektronische facturen raadplegen?

6. Technisch

  • Wat zijn de systeem- of technologische vereisten voor het gebruik van e-invoicing?
  • Ik heb alleen een hotmail-adres. Kan ik dat gebruiken voor e-invoicing?
  • Kunnen mijn elektronische facturen door meerdere personen bekeken worden?

 

1. Wat houdt e-invoicing in?

Wat is de e-invoicing oplossing van IJsfabriek Strombeek?

Via e-invoicing ontvangt u uw facturen digitaal via 1 van onderstaande manieren:

  • Mail met factuur in bijlage
  • Mail met link naar uw factuur. Via een portaal kan u dan al uw documenten van de laatste 3 maanden ophalen.
  • U heeft ook de mogelijkheid om het document meteen digitaal in te lezen in uw ERP-pakket, goed te keuren en klaar te zetten voor betaling.

Het elektronisch versturen maakt de behandeling en archivering makkelijker. Het is ook goed voor het milieu, omdat we veel minder papier moeten gebruiken.

Heeft e-invoicing invloed op de voorwaarden van mijn contract?

E-invoicing verandert niets aan de voorwaarden van uw contract.

Hoe kan ik overschakelen op e-invoicing?

Als u wenst over te schakelen op e-invoicing, vragen we uw goedkeuring. Die kunt u ons op twee manieren bezorgen: ofwel geeft u uw akkoord door via het registratieformulier, ofwel stuurt u een e-mail naar customercare@ijsfabriekstrombeek.be waarin u aangeeft te willen overschakelen op e-invoicing.

 

2. Registratie

Hoe krijg ik een login of gebruikersnaam?

Voor e-invoicing hoeft u geen login of gebruikersnaam te hebben. Wij hebben enkel het e-mailadres nodig waarop u uw facturen wenst te ontvangen.

Ik heb nog geen e-mail of brief ontvangen over e-invoicing. Kan ik toch al overschakelen?

Ja, dat kan zeker. U kunt zich hier registreren voor e-invoicing of u mag ook steeds een e-mail sturen naar customercare@ijsfabriekstrombeek.be, waarin u aangeeft te willen overschakelen op e-invoicing.

Als ik opteer voor e-invoicing, geldt dit dan voor al mijn contracten?

Ja, e-invoicing is steeds van toepassing op al uw contracten.

Wanneer ontvang ik mijn eerste elektronische factuur?

Zodra wij uw registratie ontvangen hebben, sturen wij uw facturen elektronisch. Het kan wel enkele dagen duren voor uw registratie in onze systemen verwerkt is.

Ben ik verplicht om over te schakelen op e-invoicing?

Nee, u bent vrij om uw facturen op papier te blijven ontvangen. Toch raden wij het gebruik van e-invoicing aan omdat het beter is voor het milieu en vanwege het gebruiksgemak.

Wat moet ik doen als ik geen e-invoicing wil?

Het volstaat om telefonisch contact op te nemen met uw beheerder om dit te melden. Wij registreren uw weigering nadien in onze systemen.

 

3. Voorkeuren en gegevens (wijzigen)

Hoe kan ik het e-mailadres wijzigen waarop ik mijn facturen wens te ontvangen?

Als u uw e-mailadres voor e-invoicing wenst aan te passen, moet u dit schriftelijk (via e-mail aan customercare@ijsfabriekstrombeek.be) doorgeven. Wij passen nadien het e-mailadres aan in onze bestanden.

Kan ik een specifiek e-mailadres doorgeven voor e-invoicing?

Ja, dat kan. Het e-mailadres dat u voor e-invoicing doorgeeft, gebruiken wij uitsluitend voor uw elektronische facturen. Los daarvan kan u natuurlijk nog andere mailadressen doorgeven voor bv communicatie met jullie boekhouding.

Hoe kan ik terug overschakelen op facturen op papier?

Als u geen e-invoicing meer wenst, dient u ons dat schriftelijk mee te delen. U stuurt daarvoor best een e-mail naar customercare@ijsfabriekstrombeek.be waarin u aangeeft dat u uw facturen terug op papier wilt ontvangen. Wij passen nadien het nodige aan in onze systemen.

 

4. In geval van problemen

Waar kan ik terecht als ik problemen heb bij de registratie?

Bij problemen neemt u best contact op met uw beheerder. Als er geen onmiddellijke oplossing mogelijk is, zal uw beheerder vragen om een e-mail te sturen waarin u aangeeft te willen overschakelen op e-invoicing. Op die manier is uw registratie ook meteen in orde.

Wat moet ik doen als ik geen elektronische facturen ontvang?

Neem contact op met uw beheerder, die zal controleren of uw e-mailadres nog steeds correct opgenomen is in onze bestanden. Als dat het geval is, moet nog nagekeken worden of onze e-invoicingberichten niet in uw spamfolder terecht gekomen zijn. Als het probleem zo nog niet gevonden wordt, dan zoekt onze IT-dienst uit wat er misgaat.

 

5. Functionaliteiten

Kan ik ook de betaling van mijn factuur elektronisch doen?

Nee, dat is voorlopig nog niet mogelijk.

Kan ik de historiek van mijn elektronische facturen raadplegen?

U dient uw elektronische facturen zelf te archiveren in uw mailbox en/of harde schijf.

 

6. Technisch

Wat zijn de systeem- of technologische vereisten voor het gebruikt van e-invoicing?

Er zijn geen speciale technische vereisten. U hebt enkel een e-mailadres nodig dat u regelmatig gebruikt.

Ik heb alleen een hotmailadres. Kan ik dat gebruiken voor e-invoicing?

Ja, zolang u dit adres maar aan ons doorgegeven hebt.

Kunnen mijn elektronische facturen door meerdere personen bekeken worden?

Indien u wenst dat meerdere personen uw facturen kunnen bekijken moet u werken via het portaal en hen daar registreren. Zoniet kunnen alleen personen die toegang hebben tot het e-mailadres waarmee u aan e-invoicing doet, uw elektronische facturen bekijken en behandelen.